Wie gehen wir vor?

Diese in der Planung definierten Ziele begleiten die gesamte Umsetzung."Wir legen großen Wert darauf, konkrete Ziele zu setzen und die Verbesserungen messbar zu machen. Was wäre ein Fußballspiel ohne Tore und ohne Endergebnis?" (Gerald Petersen, Projektmanager gentineX).

Im ANALYSE-WORKSHOP wird der Prozess so beschrieben, wie er tatsächlich abläuft (Ist-Aufnahme). Das entstehende Prozess-Chart (Flussdiagramm) stellt Transparenz und gemeinsames Verständnis her und ermöglicht erst eine Analyse und Verbesserung des Prozesses. 44 Schwachstellen im Prozess wurden identifiziert. Es gab eine ganze Reihe Aha-Erlebnisse für die Beteiligten. "Jetzt sehen wir, mit was wir uns täglich herumschlagen", und "jetzt können wir an einem Strang ziehen" (Teilnehmer). "Dass der Prozess so komplex ist, habe ich nicht gedacht" (Verantwortlicher Change Management). In der Analyse zeigte sich, dass ca. 75% der Orders (Störmeldungen) unter Euro 1.000,- Erledigungskosten lagen, und lediglich 9 % des gesamten Budgets ausmachten. Alle Orders durchliefen jedoch den gleichen vorgeschriebenen Weg. Als dieser Sachverhalt in einer Grafik präsentiert wurde, war das eine wichtige Erkenntnis: "Warum haben wir das nicht schon eher gesehen?" (Geschäftsführer).

Im KONZEPT-WORKSHOP erstellt das Prozessteam das Konzept für den Soll-Prozess (Re-Design). Der Soll-Prozess sieht völlig anders aus als der Ist-Prozess. Der Ablauf für die kleineren Orders ist ganz erheblich beschleunigt, und nur wenn es um sehr viel Geld geht, wird das Business Team involviert. 23 der 44 identifizierten Schwachstellen konnten durch den neuen Soll-Prozess ausgeschaltet werden. 15 Verbesserungsprojekte wurden definiert, und deren Bearbeitung in die Hände von eigens ausgebildeten Verbesserungsprojektleitern gelegt. Die Verbesserungsprojektleiter arbeiten mit ihren Teams ohne weitere Unterstützung durch externe Berater.

Das Fazit des Prozesseigners (Maintenance Manager):"Ich bin positiv überrascht über die konstruktive Arbeit der Leute und deren Motivation. Ein guter Bottom-Up Ansatz. Dank der guten Moderation haben wir viel vom Tisch gebracht."


>>> Was hat es gebracht?

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